Vacature: servicecoördinator beveiliging (m/v)

Functieomschrijving:

Doel
De servicecoördinator beveiliging beheert de status van onderhoudscontracten. Hij is verantwoordelijk voor de onderhoudswerkzaamheden en bijbehorende rapportages van de technici die het onderhoud uitvoeren. Hij beheert assets door analyses te maken naar aanleiding van uitgevoerd onderhoud, inspecties en storingen. Ook is hij verantwoordelijk voor de meerjaren onderhoudsplannen en het maken van onderhoudscontracten.

Algemeen
Onderstaande beschrijving is een uiteenzetting van de verantwoordelijkheidsgebieden en geen uitputtende opsomming van de werkzaamheden. De vervuller van deze functie is dan ook gehouden alle voorkomende en in redelijkheid opgedragen werkzaamheden uit te voeren. De vervuller van deze functie leeft richtlijnen, werkinstructies en procedures na die betrekking hebben op BRL, het ISO-kwaliteitszorgsysteem, VCA en het bedrijfsreglement.

Plaats in de organisatie
De servicecoördinator rapporteert aan de servicemanager.

Taken en verantwoordelijkheden
Techniek

  • Telefonisch verzorgen van technische ondersteuning
  • Zorgen voor het gewenste kwaliteitsniveau van de geleverde diensten
  • Signaleren van meerwerk en het aanbieden van oplossingen
  • Beheer op afstand
  • Kleine calculaties maken en offerte uitwerken
  • Controleren en waar nodig bijsturen van nieuwe beveiligingstechnici

Organisatie

  • Onderhoudswerkzaamheden inplannen en aankondigen bij de klanten.
  • Zorgen voor het efficiënt verlopen van het bedrijfsproces.
  • Bestellen van materialen ten behoeve van het onderhoud.
  • Verzorgt de communicatie met subcontractors over uit te voeren onderhoud en bewaakt de uitvoerdata en het ontvangen van onderhoudsrapportages. Na ontvangen van onderhoudsrapportages de werkbonnen tijdig afmelden in Syntess.
  • Controleren van ontvangen onderhoudsrapportages van Brusche en dit afstemmen met de klant.
  • Controleren en analyseren van onderhoudsrapportages van subcontractors en de constateringen afstemmen met klanten.
  • Het maken van asset analyses naar aanleiding van uitgevoerd onderhoud, inspecties en storingen.
  • Het maken en bijhouden van meerjaren onderhoudsplannen en begrotingen.
  • Het maken van FMECA analyses om te bepalen of maatregelen noodzakelijk zijn om de faalfrequentie of het effect bij falen terug te dringen.
  • Het leveren van input voor het maken van kwartaalrapportages.
  • Verzorgen van informatie op het gebied van uitvoering, gemaakte afspraken, volledigheid gegevens in Syntess, enz.
  • Overleggen over wijzigingen met technische manager en/of tekenaar.
  • Samen met de servicecoördinator relatiebeheer het verzorgen van mutaties van onderhoudscontracten.
  • Verzorgen van onderhoudscertificaten.
  • Analyseert de benodigde tijd voor uitvoering van het onderhoud met de gecalculeerde en planbare tijd. Bij afwijkingen bespreekt hij dit met de operationeel manager en past indien noodzakelijk de standaard calculaties aan.

Klant

  • Zorgen voor klachtenafhandeling.
  • Afspraken met klanten aangaande onderhoudswerkzaamheden.
  • Met de klant afstemmen of de gewenste dienstverlening geleverd is.
  • In samenspraak met andere servicecoördinatoren en operationeel manager afsluiten van service- en onderhoudscontracten.

Administratie

  • Bijhouden van de onderhoudsadministratie.
  • Klaarzetten en opslaan onderhoudsrapportages in Syntess.
  • Zorgen voor een correct en duidelijk overzicht van de projectmappen in Syntess, waarbij irrelevante informatie historisch gemaakt dient te worden.
  • Zorgen voor afhandeling van onderhoudswerkbonnen.
  • Het aan- en afmelden van de onderhoudswerkzaamheden in de portal van de accreditatie instelling.

Veiligheid en materiaal

  • Toezicht houden op correct gebruik van gereedschappen en materiaal.
  • Zorgen voor de veiligheid op locatie, toezicht houden op het gebruik van BPM’s en naleving van de geldende veiligheidsvoorschriften.
  • Uitvoeren van werkplekinspecties.

Functiekarakteristieken
Complexiteit
De functie van servicecoördinator is gericht op het ontvangen en afhandelen van storingsmeldingen en het aansturen van alle service- en onderhoudsactiviteiten. Commerciële elementen en administratieve zaken spelen een rol. Het werk bevat een groot aantal deeltaken, de aandacht dient voortdurend verlegd te worden, ook door de veelvuldige telefonische onderbrekingen. Je werk vaak onder tijdsdruk.

Kennis
De kennis dient naar inhoud en niveau minimaal gelijkwaardig te zijn aan een MBO-4 diploma, gevolgd door een reeks functiegerichte cursussen.

Zelfstandigheid
De tijdsindeling van de servicecoördinator beheer en onderhoud wordt bepaald door de aangegeven dagplanning, normtijden en deadlines. Is daarbinnen vrij de eigen tijd in te delen en prioriteiten te stellen. De werkaanpak is voor een deel vastgesteld in onderhoudsschema’s, richtlijnen, procedures, tekeningen, schema’s, protocollen en (veiligheids)voorschriften. Enige inventiviteit en initiatief zijn vereist bij analyse, diagnose en oplossingen. Toezicht is vrij direct, maar kan ook alleen naar kleinere installaties gestuurd worden. De te maken keuzes zijn van specifieke vaktechnische aard en betreffen de uitvoering van en vereisen inzicht in niet altijd gestandaardiseerde werkmethoden. De contacten met collega’s en eventueel andere afdelingen zijn gericht op probleemoplossing, afstemming, opvragen en geven informatie over storingen en de voortgang en kwaliteit van het eigen werk.

Afbreukrisico
Fouten of onachtzaamheden in het werk kunnen leiden tot verkeerde diagnose en/of oplossing en daardoor ernstige stagnatie in het onderhoudsproces, materiële schade en interne en externe irritaties. Tijdige ontdekking van fouten berust grotendeels op het volgen van richtlijnen, procedures en voorschriften, controle door anderen en voor een deel op zelfcontrole. De contacten zijn gericht op diagnose stellen, instructies geven, afstemming en een soepele communicatie. Discretie is van belang in verband met kennis van specifieke technische projectgegevens.

Fysieke aspecten
De servicecoördinator werkt onder kantooromstandigheden en gedeeltelijk op locatie. Soms veel beeldschermwerk.